งานใหม่ก็เข้า งานเก่าก็แทรก ชีวิตมนุษย์ออฟฟิศ จะบริหารเวลาอย่างไรดีให้มีประสิทธิภาพสูงสุด และ
เอาชนะได้ทุกเดทไลน์?
การทำงานให้มีผลลัพธ์ดีและมีประสิทธิภาพ นอกจากจะต้องมีความรู้และความเชี่ยวชาญในสายอาชีพของตัวเองแล้ว อีกทักษะที่จำเป็นที่สุดสำหรับคนทำงานก็คือ ‘การบริหารเวลา’ ซึ่งเป็นการรู้จักวางแผน ควบคุม และจัดสรรเวลาทำงานอย่างถูกต้องเหมาะสม
วันนี้ Q Hunter จึงอยากแนะนำ 10 วิธีจัดการเวลาฉบับฉบับมนุษย์ออฟฟิศ ที่นอกจากจะช่วยให้เราส่งงานทันเดดไลน์แล้ว เทคนิคเหล่านี้ยังจะช่วยให้งานมีคุณภาพดีกว่าเดิม
1) เข้าใจการใช้เวลาของตัวเอง
ในหนึ่งวันคนทำงานส่วนใหญ่อาจโฟกัสกับงานได้ไม่เต็มที่ เพราะมักจะมีสิ่งกวนใจแทบจะตลอดเวลา เพราะฉะนั้นเราจำเป็นต้องตรวจสอบว่า จริงๆ แล้วตัวเองใช้เวลาไปกับกิจกรรมอะไรบ้าง โดยอาจเริ่มจากการใช้แอปพลิเคชันตรวจสอบเวลาอย่าง RescueTime ที่จะช่วยบอกได้ว่าในหนึ่งวันเราทำงานอย่างมีประสิทธิภาพไปกี่ชั่วโมง เทียบกับการทำกิจกรรมที่ไม่เกี่ยวกับงาน เช่น การเล่นโซเชียลมีเดียหรือช้อปปิงออนไลน์
2) มีตารางเวลาทำงานที่ชัดเจน
เราควรกำหนดตารางเวลาประจำวันเพื่อทำงานเหล่านั้นให้สำเร็จ ทั้งนี้ตารางที่สร้างขึ้นต้องสมเหตุสมผลและทำตามได้จริง ส่วนในช่วงเวลาทำงานก็ต้องหลีกเลี่ยงการเข้าเว็บไซต์ที่ไม่เกี่ยวกับงาน รวมถึงปิดโทรศัพท์หรือเก็บไว้ให้พ้นมือเพื่อสร้างวินัยที่ดีที่สุด
3) รู้จักจัดลำดับความสำคัญ
การกำหนด To-do-list ในแต่ละวันถือเป็นเรื่องที่ดี แต่ถ้าจัดการอย่างไม่เหมาะสม งานต่างๆ อาจท่วมท้นจนไม่รู้จะเริ่มตรงไหนดี ดังนั้น เราจำเป็นต้องจัดลำดับความสำคัญของงานในแต่ละวัน โดยอาจแบ่งงานออกเป็นประเภทต่างๆ เช่น งานเร่งด่วนที่ต้องทำทันที งานที่ทำทีหลังได้ งานที่ให้คนอื่นช่วยได้ รวมถึงงานที่ยกเลิกได้เพราะไม่จำเป็นต่อเป้าหมายของเรา ตัวอย่างแอปฯ ที่ช่วย prioritize งาน ได้แก่ Priority Matrix และ Focus Matrix - Task Manager
4) ทำงานที่ยากที่สุดเป็นอันดับแรก
ระหว่างทำงานมักมีสิ่งรบกวนทำให้เราวอกแวกตลอดเวลา เราจึงควรทำตามทฤษฎี ‘Eat That Frog’ ซึ่งคิดค้นโดยนักเขียนและนักพูดชาวอเมริกันแคนาดา Brian Tracy ที่แนะนำให้เราเริ่มต้นวันด้วยการทำงานที่ไม่อยากทำและยากที่สุดเป็นอันดับแรก เพราะเมื่อทำแล้วจะรู้สึกโล่งใจและมองว่างานอื่นๆ ง่ายไปเลย ซึ่งวิธีจะทำให้ประสิทธิภาพการทำงานของเราดีขึ้นด้วย
5) จัดหมวดหมู่ให้งานประเภทเดียวกัน
พนักงานส่วนใหญ่ต้องทำนั้นมีหลายอย่างๆ พร้อมกัน ซึ่งงานแต่ละประเภทยังต้องใช้ทักษะที่แตกต่างกันด้วย ดังนั้น การจัดกลุ่มให้กับงานที่มีลักษณะคล้ายกันคือวิธีที่จะช่วยให้เราทำงานหลายๆ ชิ้นได้ดีขึ้น โดยอาจแบ่งประเภทตามวัตถุประสงค์หรือบทบาทในงานนั้นๆ เช่น นัดพบลูกค้าเฉพาะวันพุธและพฤหัสบดี ตอบอีเมลล์ช่วง 10-11 โมงเท่านั้น ทำรายงานสรุปเป็นอันดับแรกของวัน เป็นต้น
6) กำหนดระยะเวลาทำงานที่เหมาะสม
กฎของพาร์กินสันระบุว่าคนเราจะขยายเวลาการทำงานออกไปเรื่อยๆ ตราบใดที่ยังเหลือเวลาอยู่หรือยังไม่ถึงเส้นตาย ซึ่งถือเป็นการใช้เวลาที่เหลืออยู่อย่างไร้ค่า เพราะฉะนั้นเราอาจกำหนดกรอบเวลาทำงานให้สั้นลง เพื่อเพิ่มโอกาสทำงานให้เสร็จเร็วขึ้น รวมถึงเป็นการใช้ทรัพยากรเวลาอย่างคุ้มค่าและมีประสิทธิภาพด้วย
7) ฝึกปฏิเสธคนอื่นให้เป็น
ในแต่ละวันพลังงานของเราลดลงเรื่อยๆ ตามช่วงเวลาที่ใช้ไป เราจึงจำเป็นต้องรู้จักขีดจำกัดของตัวเองและฝึกปฏิเสธผู้อื่นให้เป็น มากไปกว่านั้น เราต้องเข้าใจจุดอ่อนและจุดแข็งของตัวเอง เพื่อที่จะเลือกโฟกัสในสิ่งที่เราถนัด ส่วนงานไหนที่ไม่ถนัดอาจมอบหมายให้คนที่ทำได้ดีกว่าหรือเร็วกว่ารับผิดชอบแทน
8) หลีกเลี่ยงการทำงานแบบ Multitasking
นอกจากการทำงานแบบ Multitasking จะลดประสิทธิภาพการทำงานและเป็นอันตรายแล้ว การทำงานรูปแบบนี้ยังทำให้เราสูญเสียต้นทุนค่าเสียโอกาส (Swtiching Costs) ที่เกิดขึ้นระหว่างที่เราสลับทำงานไปมา แม้ต้นทุนนี้จะเป็นเวลาเพียงไม่กี่วินาที แต่ถ้าเรา Multitask มากขึ้นเรื่อยๆ ความเสี่ยงที่งานจะเกิดข้อผิดพลาดก็เพิ่มมากขึ้นเช่นกัน
9) จัดโต๊ะทำงานให้เป็นระเบียบ
ใครที่มักเจอปัญหาเข้าประชุมสาย ลืมพริ้นต์ Presentation ให้เจ้านาย ลืมชื่อผู้งานและรหัสผ่านอยู่เสมอ ปัญหาเหล่านี้สามารถแก้ไขด้วยการจัดสิ่งของรอบตัว โดยอาจเริ่มจากการจัดโต๊ะให้เป็นระเบียบและกำจัดสิ่งที่ไม่จำเป็นให้พ้นสายตา เพราะวิธีนี้จะช่วยลดความเครียดและความวิตกกังวลได้ ถัดมาคือการจัดระเบียบไฟล์ดิจิทัลในคอมพิวเตอร์เพื่อทำให้เราค้นหาข้อมูลได้อย่างง่ายดายและรวดเร็ว สุดท้ายคือการใช้ปฏิทันเพื่อจัดระเบียบตารางชีวิต โดยอาจใช้สีแบ่งหมวดหมู่งานตามจุดประสงค์หรือความเร่งด่วน
10) ใช้เครื่องมือช่วยจัดการเวลา
ปัจจุบันมีเครื่องมือช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานมากมาย เราอาจเลือกใช้ประโยชน์จากเครื่องมือเหล่านี้เพื่อทำให้ Workflow ของเราง่ายและราบรื่นขึ้น เช่น Slack สำหรับจัดการงานและสื่อสารกับคนในทีมครบจบในช่องทางเดียว, Dropbox หรือ OneDrive สำหรับจัดเก็บ แบ่งปัน และสำรองไฟล์บนคลาวน์, Google Calendar สำหรับติดตามกำหนดงานรายวัน รายสัปดาห์ และรายเดือน เป็นต้น
Source :
Slack | t.ly/O6ygL
———————————————————————————————
Q Hunter - บริษัทจัดหางาน
ตำแหน่งงานดี ๆ รอคุณอยู่ที่ https://www.qhunter.co.th/ENG/articles.html
